DATA REQUIREMENT ANALYSIS

Materi Kuliah Pak Kudang

APPROACHES TO RETRIEVAL: THE HUMAN PERSPECTIVE

Materi Kuliah Organisasi Informasi Bu Janti

APPROACHES TO RETRIEVAL: THE HUMAN PERSPECTIVE

Dalam setiap lingkungan, tujuan organization of knowledge adalah penelusuran yg sukses. Orang yg berbeda bisa berharap menelusur sebuah dokumen atau satuan informasi utk alasan yg berbeda, dan mungkin karenanya pendekatan proses penelusuran dalam cara yg berbeda.

Perbedaan yg mendasar dlm strategi penelusuran adalah antara known-item searching and browsing.

Known-item searching dilakukan oleh pengguna ketika mereka mengetahui apa yang mereka cari, dan biasanya mempunyai petunjuk atau karakteristik tertentu yg dapat digunakan utk mengidentifikasi barang/dokumen, seperti pengarang atau semua/sebagian dari judul.

Subject searching dilakukan pengguna yg tidak mempunyai sesuatu di pikirannya. Pendekatan ini tidak memberikan identifikasi yg positif: yg dicari bisa saja ada di A, B, C, dst. Kita menyebutnya sebagai pendekatan subjek, walaupun berbagai kriteria lain bisa digunakan juga dalam penelusuran, seperti bentuk literatur (buku, jurnal, multimedia, dsb), tahunnya, bahasa, dll.

Browsing menggambarkan situasi ketika pengguna tidak mempunyai keinginan yg jelas pada informasi atau dokumen yg mungkin ada atau tidak yakin apakah kebutuhannya akan dapat ditemukan. Sering digunakan utk aktivitas melihat-lihat secara selintas sejumlah dokumen dalam rangka menyaring beberapa kebutuhan pengguna. Surfing istilah yg sama utk di web, walaupun ini termasuk browsing tanpa tujuan.

Ada sejumlah jenis kebutuhan informasi subjek. Yg umum adalah untuk informasi yg spesifik: penelusur mengetahui informasi apa yg dibutuhkan, tetapi kurang pasti dimana mencarinya. Kadang2 ada yg memerlukan penelusuran secara komprehensif, biasanya dilakukan pd langkah awal sebuah penelitian untuk menghindari terjadinya duplikasi judul penelitian.

Yg umum dari semua jenis kebutuhan informasi subjek ini adalah bahwa penelusuran itu retrospective: penelusur mencari sumber2 informasi secara mundur ke belakang. Kebutuhan subjek yg sangat berbeda adalah current awareness: kebutuhan utk para profesional, akademisi, agar dapat mengikuti perkembangan terakhir bidang minat masing2.

Dari pandangan information professional, ada 2 jenis pelaksanaan penelusuran.

Yg pertama adalah penelusuran yg dilakukan oleh pengguna: dokumen2 atau berbagai sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga pengguna dapat menelusur informasi secara mandiri.

Informasi yg diperoleh dg cara ini disebut heuristic: pengguna dapat memodifikasi kebutuhan penelusurannya selama proses.

Heuristic: a technique for problem solving in which increases in efficiency may be traded off against finding a good solution but perhaps not the best possible solution.

Yang kedua, menggunakan information professional sebagai perantara dalam melakukan penelusuran untuk keperluan end-user.

Bisa juga terjadi pengguna ada di tempat pada saat penelusuran dilakukan, dan penelusuran itu tetap disebut heuristic.

Bila pengguna tidak hadir pada saat penelusuran, maka penelusuran itu iterative, ketika hasil penelusuran belum memenuhi keinginan pengguna, penelusuran harus dimulai lagi dari awal.

APPROACHES TO RETRIEVAL: THE MACHINE PERSPECTIVE

Di sini kita melihat pendekatan penelusuran dari sudut pandang cara informasi itu diproses. Pendekatan yg paling umum adalah dengan penghubungan kata2. Kata2 dalam sebuah pertanyaan dicocokkan terhadap kata2 dalam dokumen. Pendekatan ini yg termasuk dibicarakan dalam mata kuliah ini.

Berbagai pendekatan lain adalah:

Citation indexing
Pendekatan ini menggunakan citations (references) yg muncul pada akhir dari banyak dokumen, terutama makalah penelitian. Pengarang dari sebuah makalah telah membuat hubungan antara makalah itu dgn dokumen2 yg sudah ada lebih dahulu, yg disebutkan pada bagian akhir. Sebuah citation index membuat sebuah cantuman terpisah utk setiap dokumen yang dikutip.

Dokumen2 pada citation index dihubungkan pada file terpisah (source index) dari dokumen2 sumber mereka. Penelusuran dimulai dgn sebuah dokumen yg diketahui relevan, dan mungkin saja dilakukan pengecekan baik dokumen2 yg mengutipnya kemudian, maupun dokumen2 dahulu yang dikutipnya. Penelusuran bisa dilakukan secara mundur maupun maju.

Hypertext links
Berhubungan dgn world wide web, dan banyak aplikasi2 lainnya. Hypertext link terdiri dari sebuah identifier - a highlighted word or ungkapan pada serangkaian teks atau sebuah tombol utk diklik dgn mouse - dan pointer yg menghubungkan pada sebuah dokumen terkait atau pada bagian lain dari dokumen yg sama.

Information filtering
Merupakan teknik2 untuk pra-pemilahan sejumlah data yg sangat banyak sebagai tanggapan pada penelusuran tertentu, untuk membatasi data yg sangat tidak relevan. Dengan demikian penelusuran yg sebenarnya berlangsung pada subset database. Istilah lain untuk hal ini adalah data mining.

Image and sound processing
Aktivitas ini masih dalam perkembangan. Banyak penelitian dilakukan untuk mencari teknik2 penelusuran image, video dan suara secara langsung, tetapi kebanyakan sistem yg sudah jalan masih mengandalkan penggunaan kata2.

THE TRADITIONAL TOOLS OF INFORMATION RETRIEVAL

Secara tradisional, alat2 information retrieval adalah katalog, bibliografi, dan indeks tercetak. Definisinya adalah:

Katalog adalah daftar dari berbagai bahan (materials) atau barang (items) pada sebuah perpustakaan, dengan berbagai entri yg mewakili barang2 baik yg disusun menurut susunan alfabetis atau susunan sistematik tertentu.

Banyak katalog sekarang dibuat sebagai database komputer, dikenal sebagai OPAC. Berbagai katalog lainnya adalah katalog kartu, atau dalam bentuk mikro.

Bibliografi adalah daftar dari barang2, aslinya buku2, definisi yg lebih luas diterima secara luas sebagai tidak dibatasi pada satu koleksi tetapi terbatas pada cara yang lain. Sebuah bibliografi mungkin mendaftar bahan2 yang diterbitkan pada satu negara, atau dalam bentuk tertentu, atau diantara waktu2 tertentu, atau kombinasi dari faktor2 tersebut atau lainnya.

Bibliografi mungkin dibuat dalam format dan susunan seperti katalog. Seperti katalog juga, entri2 pada sebuah bibliografi mewakili items, dan karena layout dari sebuah entri pada bibliografi sama dgn yg di katalog, bibliografis digunakan secara bertukaran untuk menjelaskan salah satunya.

Indeks adalah daftar dari pointers yang disusun secara alfabetis memandu pengguna pada berbagai entri di katalog atau bibliografi, atau pada tempat2 tertentu di dalam teks dari sebuah dokumen. Pointers atau index entries diambil dari bahan2 yang ada di koleksi

Database adalah koleksi dari cantuman yang serupa/mirip, dengan keterkaitan di antara cantuman2 itu.
File adalah koleksi dari surat2, dokumen, atau berbagai sumberdaya lainnya berhubungan dgn organisasi, individu, daerah atau subjek. File itu bisa menyimpan dokumen2 kertas atau berbasis komputer.

Semua itu merupakan alat2 tradisional untuk organizing knowledge. Katalog dan bibliografi adalah database. Konsep secara keseluruhan dari database adalah berpusat pada penstrukturan informasi.

Databases
Library and information managers selalu menyusun berbagai file informasi dalam bentuk katalog dan daftar dari para peminjam. Awalnya sistem berbasis komputer dalam banyak kegiatan membuat berbagai file master berisi data berhubungan dgn daftar gaji, penjualan, pembelian dan inventarisasi. Aplikasi2 tersebut terdiri dari serangkaian cantuman yg berhubungan dan diformat serupa/mirip.

External databases mungkin diakses melalui online hosts atau diperoleh dalam CD-ROM atau melalui internet. Information manager bisa mendownload bagian2 dari databases tersebut, dgn pengaturan lisensi tertentu, untuk mengintegrasikan kedalam local databases.

Karena database berpusat pada cara dimana data disimpan dan ditelusur, penting bagi information manager sadar akan jenis2 database yang tersedia, setiap format cantuman standar yg mungkin dihadapi dan pendekatan2 pada struktur database.

Database mungkin disimpan pada media magnetis atau optis seperti discs, dan diakses secara lokal maupun dari jauh. Beberapa database menyimpan informasi yg dapat diakses secara publik, seperti database abstracting dan indexing, berbagai laporan fulltext, ensiklopedi, direktori. Ada juga database yg digunakan bersama dalam sebuah organisasi atau kelompok organisasi.

Berbagai database yg mungkin tersedia bagi pengguna2 informasi secara umum, mungkin diakses secara jarak jauh via layanan penelusuran hadeeputrasecara online, atau secara lokal dg CD-ROM, dapat dikategorikan sebagai database referensi atau sumber.

Reference databases
Reference databases merujuk atau menunjukkan pengguna kepada sumber lain seperti sebuah dokumen, sebuah organisasi atau secara individu utk informasi tambahan, atau untuk fulltext dari sebuah dokumen. Mereka termasuk:

Bibliographic databases, termasuk kutipan atau referensi bibliografis, dan kadang2 abstrak dari literatur. Database itu memberitahukan pengguna apa yg telah ditulis dan di sumber mana dapat ditemukan (seperti judul jurnal, prosiding konferensi), dan jika ada abstraknya, akan meringkas dokumen asli.

Catalogue databases, yg memperlihatkan stock dari sebuah perpustakaan tertentu atau jaringan perpustakaan. Umumnya, database itu mendaftar monograf, judul2 jurnal dan bahan2 lain yg ada di stock perpustakaan, tetapi tidak memberikan banyak informasi tentang isi dokumen2 tsb. Catalogue databases adalah bibliographic databases jenis khusus, tetapi karena orientasinya agak berbeda dari bibliographic databases, mereka berharga diidentifikasi sebagai kategori terpisah.

Referral databases, menawarkan referensi untuk informasi atau data seperti nama dan alamat organisasi, dan data jenis direktori lainnya.

Source database berisi sumber data asli, merupakan satu jenis dokumen elektronik. Dengan source database ini pengguna bisa langsung mendapatkan informasi yg diinginkan, tidak perlu mencari sumber informasi yg asli, yg terjadi pada penggunaan bibliographic database.

Data tersedia dalam bentuk machine-readable atau juga dalam bentuk tercetak. Source database dapat dikelompokkan menurut isinya, yaitu:

Numeric databases, berisi data numerik dari berbagai jenis, termasuk data statistik dan survei.

Database fulltext dari surat kabar, spesifikasi teknis dan software.

Database teks-numerik, berisi campuran dari data teks dan numerik, seperti laporan tahunan perusahaan, dan buku pegangan data.

Database multimedia, termasuk informasi yg disimpan dalam media campuran dari jenis2 yg berbeda, sebagai contoh suara, video, foto, teks dan animasi.

Keuntungan dari menyimpan cantuman dalam format machine-readable adalah kemungkinan untuk menghasilkan serangkaian produk untuk pasar yang berbeda dari 1 set cantuman. Produk2 tsb termasuk current awareness services, online search services, lisensi utk mendownload bagian2 dari database, dan printed abstracting and indexing services.

Source database adalah dokumen elektronik. Banyak database jenis ini tidak mengalami kendala seperti pada bentuk tercetak, dia juga multimedia, tidak hanya teks dan data numerik, computer software, gambar2, suara, peta dan charts. Database ini dapat diakses secara online atau CD-ROM.

Source database sangat bervariasi, sehingga sulit untuk menggeneralisasi. Source database bisa termasuk fulltext dari artikel jurnal, newsletter, newswires, dictionaries, directories, dan materi2 sumber lainnya.
Database structures: the inverted file

Search database sederhana: melihat cantuman satu demi satu (slow ).

Alternatif utk mendapatkan specific records dgn lebih cepat dikembangkan.

Penelusuran secara online dan aplikasi2 lain yg menggunakan document management system menggunakan pendekatan inverted file.

Pendekatan itu berguna utk penelusuran complex text-based databases, dimana penelusur tdk mengetahui bentuk search key yang telah dientri ke database.

Transaction-processing systems, seperti library management systems, travel bookings information systems menggunakan pendekatan ini menemukan individual records dalam sebuah database.

Selain itu, ada kebutuhan akan mekanisme utk menghubungkan serangkaian database yg berbeda, sehingga informasi dapat diambil dari lebih dari 1 database utk ditampilkan pd monitor atau tercetak pada saat yg bersamaan.

Inverted file mirip dg indeks. Dlm pendekatan inverted file mungkin ada 2 atau 3 file terpisah.

Pendekatan 2-file menggunakan 2 file – file teks atau tercetak, dan file inverse atau index. File teks berisi cantuman yg sebenarnya. File index memberi akses pada cantuman2 tsb.

File index berisi cantuman2 dari setiap istilah2 yg diindex dari semua cantuman dalam database, disusun dlm urutan alfabetis.

Setiap istilah diikuti dg informasi frekuensi kemunculan dalam database, file dimana istilah itu berlokasi, cantuman dimana istilah itu dientri, dan mungkin informasi lokasi lebih lanjut seperti paragraf (atau field) didalam mana istilah itu berlokasi.

Ketika cantuman baru ditambahkan ke database, penting utk mengupdate file index.

File2 itu digunakan bersama dalam penelusuran database. Seorang pengguna yg akan menelusur kata “pertanian”, misalnya, ia akan mengetikkan kata pertanian melalui keyboard, dan sistem akan mencari istilah itu pd file index.

Jika istilah itu tdk ada pd file index, sistem akan merespon dg menunjukkan bahwa tdk ada istilah itu.
Jika istilah itu ditemukan, penggguna akan diberitahu berapa banyak kemunculan dari istilah itu pada database

Utk menampilkan cantuman, lokasi file teks digunakan untuk mendapatkan cantuman dlm file teks.

iya

Tugas
Apakah pendapat Anda mengenai format tampilan katalog antara menurut AACR 2 dan yang banyak digunakan oleh database komersil sekarang ini. Apakah kelebihan dan kekurangan dari masing2 format tampilan tersebut?

Apa pendapat Anda tentang format database katalog komputer berdasarkan INDOMARC, Dublin Core, atau format yang bebas. Jelaskan kelebihan dan kekurangan masing2 format!

Apakah diperlukan untuk membuat jaringan katalogisasi antar perpustakaan di Indonesia? Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari setiap pilihan!

Dikirim ke jantigs@gmail.com
Atau jantigs@ipb.ac.id

Organisasi Informasi Bu Yuyu

INFORMATION PROCESSING, INFORMATION MANAGEMENT AND KNOWLEDGE MANAGEMENT

Pengolahan informasi dilakukan oleh semua anggota dari masyarakat berbasis knowledge
Information management berhub. dgn pengelolaan informasi utk orang lain, didalam sebuah organisasi atau komunitas, khususnya menjadi domain dari professional information manager
Knowledge mgt berkenaan dgn penciptaan organisasi dan masyarakat dimana subjective/tacit knowledge dikonversi menjadi objective knowledge dan dibagi dalam pengejaran thd tujuan komunal atau organisasi, dan merupakan domain dari politikus, chief executive, dan senior manager

Pengolahan Informasi

Pengolahan informasi adalah melakukan sesuatu pada informasi, agar informasi itu menjadi sesuatu yg lain
Curtis (1989) mengidentifikasi jenis2 pengolahan informasi:
-Klasifikasi data
-Menyusun kembali atau menyortir data
-Meringkas atau mengumpulkan data
-Melakukan penghitungan data
-Penyeleksian data

Pada masyarakat atau organisasi yg semakin knowledge based, banyaknya keterlibatan individu dlm information processing dan keahlian yg disyaratkan pada individu2 semakin meningkat.

Information Management

Menurut Fairer-Wessels:
Information mgt adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan pd informasi dlm sebuah sistem yg terbuka (yaitu organisasi).

Information mgt dipandang sbg penggunaan teknologi (seperti komputer, sistem informasi, TI) dan berbagai teknik (seperti information auditing/mapping) secara efektif dan efisien utk mengelola berbagai sumberdaya dan aset informasi dari sumber2 internal dan eksternal dlm rangka meningkatkan pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yg pro-aktif utk mencapai maksud & tujuan organisasi.

Information managers adalah profesional yg bertindak sbg agen yg menciptakan dan memperbaiki sistem secara terus menerus, sehingga pengolah informasi dapat mencapai tujuan dgn lebih baik
Seorang information managers perlu mengerti dan menginterpretasikan tujuan2 dlm konteks berbagai sumberdaya yg tersedia.

Peran kunci information managers adalah menstrukturkan knowledge, dan akan ada kebutuhan secara terus menerus thd para profesional yg dapat menampilkan penstrukturan tsb, baik melalui rancangan sistem dan knowledge, atau melalui dukungan pd penelusur.

Knowledge Management

Knowledge mgt terkait dgn eksploitasi dan pengembangan aset2 knowledge pd sebuah organisasi dgn maksud memajukan tujuan2 organisasi.

Knowledge yg dikelola termasuk explicit, documentary knowledge dan tacit/subjective knowledge.

Knowledge mgt mencakup semua proses yg berhubungan dg indentifikasi, berbagi dan penciptaan informasi.

Knowledge mgt yg baik membutuhkan sistem utk pengelolaan penyimpanan knowledge, dan utk mengolah serta memfasilitasi berbagi knowledge dan pembelajaran secara organisasi .

Knowledge mgt fokus pd 1 atau lebih dr 4 tujuan berikut ini:

1. Utk menciptakan knowledge repositories, yg menyimpan knowledge dan informasi, seringkali dlm bentuk yg didokumentasikan. Ciri2 umum adalah “nilai tambah” melalui pengkategorian dan pemangkasan.
2. Meningkatkan akses pd knowledge, atau memfasilitasi transfer knowledge di antara individu. Di sini yg ditekankan adalah connectivity, akses dan transfer, serta teknologi seperti videoconferencing systems, document scanning, dan penggunaan bersama peralatan dan jaringan telekomunikasi.
3. Meningkatkan lingkungan knowledge sehingga lingkungan itu kondusif utk lebih secara efektif menciptakan, transfer dan menggunakan knowledge. Hal ini meliputi melakukan norma2 dan nilai2 secara organisasi yg berhubungan dg knowledge.
4. Mengelola knowledge sbg aset, dan mengenali nilai knowledge bagi sebuah organisasi. Aset2 spt berbagai teknologi yg dijual dibawah lisensi atau mempunyai nilai yg potensial, database pelanggan dan katalog adalah aset