Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan, maka bertambah pula bahan pustaka yang dihasilkan, sehingga timbul istilah adanya ledakan informasi (information explosion). Dengan berlimpahnya informasi maka semakin sulit untuk memperoleh informasi dari sejumlah bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu diperlukan adanya pengaturan atau organisasi supaya informasi rekam yang ada dapat ditemukan kembali bila ada yang memerlukannya. Istilah yang digunakan untuk konsep pengaturan tersebut adalah organisasi.
Di perpustakaan, organisasi informasi berkisar pada pelbagai kegiatan yang bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat:
- diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil, dan
- dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografi.
Kerangka Dasar Sistem Informasi
Perpustakaan dapat diartikan sebagai sumber atau gudang pengetahuan. Untuk itu perpustakaan dapat dipertimbangkan untuk dikatakan sebagai sistem informasi dalam konsep yang mendasar. Konsep ini menunjukkan apa saja yang terdapat pada semua sistem informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanismenya atau bentuk fisik informasi yang dikelola. Berikut ini adalah gambaran sederhana yang memperlihatkan kerangka dasar sistem informasi.
Diagram sistem informasi di perpustakaan yang tercantum dalam Gambar 1. di atas ini adalah modifikasi diagram The information frame work (Doyle, 1975: 191). Kerangka sistem informasi Doyle tersebut memberikan garis besar sistem informasi sederhana, serta menunjukkan bagian-bagian utama yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi, seperti perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanisasi maupun jenis informasi yang dikelola lembaga-lembaga tersebut. Diharapkan dengan melihat kerangka sistem informasi ini Anda lebih memahami komponen apa saja yang ada di perpustakaan dan proses apa yang seharusnya terjadi. Berikut ini dijelaskan beberapa komponen yang ada di perpustakaan serta proses yang berlangsung di setiap perpustakaan ataupun di pusat-pusat informasi lainnya.
Komponen Sistem Informasi
Dalam sistem informasi terdapat empat komponen yaitu:
1. Bahan pustaka
Bahan pustaka merupakan media informasi rekam baik tercetak maupun non cetak yang merupakan komponen utama di setiap sistem informasi.
2. Susunan koleksi
Koleksi perpustakaan hanya dapat disusun berdasarkan salah satu cirinya. Ada dua cara yang dapat dipilih untuk menyusun koleksi perpustakaan, yaitu:
- Penempatan relatif yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut. Dalam hal ini yang diberi tanda adalah bahan pustakanya. Bahan pustaka baru dapat disisipkan dalam susunan koleksi tersebut.
- Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan pada salah satu ciri bahan pustaka, kecuali ciri subjek. Dalam hal ini yang diberi nomor adalah rak, dengan demikian setiap bahan pustaka menempati tempat tetap dalam susunan koleksi sehingga tidak mungin untuk menyisipkan bahan pustaka baru.
3. Katalog
Dalam sistem informasi di perpustakaan, yang berfungsi sebagai ingatan adalah katalog yang merupakan sajian ringkas koleksi perpustakaan.
4. Pengguna
Pengguna adalah satu komponen yang akan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Pengguna melakukan penelusuran informasi baik melalui katalog maupun langsung ke jajaran koleksi.
Proses Dalam Sistem Informasi Proses yang terjadi di perpustakaan sebagai sistim informasi meliputi dua kegiatan yaitu:
Pengindeksan
Pengindeksan adalah terjemahan dari istilah indexing (Needham, 1971 : 95) meliputi semua proses yang berkaitan dengan masukan pada sistem tersebut, seperti analisis subjek, klasifikasi dan pembuatan katalog. Padanan istilah pengindeksan yang biasa digunakan di kalangan perpustakaan adalah pengatalogan sebagai proses pembuatan katalog.
Temu kembali informasi
Dalam kerangka dasar sistem informasi, proses temu kembali dikerjakan pada bagian keluaran oleh pengguna melalui penelusuran yang ditunjukkan dengan garis putus-putus. Proses temu kembali berakhir dengan penyampaian bahan pustaka dari susunan koleksi kepada pengguna, yang ditunjukkan dengan garis lurus. Tentunya bahan pustaka tidak selalu dapat disampaikan, karena ada kalanya bahan pustaka tidak ditemukan dalam susunan koleksi.
Pengindeksan
Kegiatan pengindeksan sebagai kegiatan dalam teknik bibliografi mensyaratkan adanya pemahaman mengenai bahan pustaka yang ditangani serta kemampuan dalam menggunakan peraturan pengatalogan, membuat analisis subjek, dan menggunakan alatalat bantu untuk menentukan kandungan informasi atau subjek bahan pustaka.
Pengindeksan meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu pengatalogan deskriptif dan pengindeksan subjek. Berikut ini akan dijelaskan secara garis besar kegiatan pengindeksan yang dilakukan di perpustakaan.
Pengatalogan deskriptif
Pengatalogan deskriptif merupakan kegiatan mengidentifikasi dari ciri-ciri fisik suatu bahan pustaka, seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, jumlah halaman, dan lain sebagainya. Hasil identifikasi bahan pustaka tersebut lazim disebut dengan istilah deskripsi bibliografi yang memberikan sajian ringkas untuk membedakan satu bahan pustaka dari bahan pustaka lain. Pembuatan deskripsi bibliografi pada dasarnya sama untuk semua jenis bahan pustaka.
Dalam pengatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses untuk dapat mendekati dari segi bibliografis bahan pustaka tersebut. Nama pengarang pada umumnya ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk pada entri utama sebagai titik akses pengarang. Jika dikaitkan dengan tujuan katalog, maka adanya titik akses pengarang memungkinkan pengguna untuk:
1) menemukan bahan pustaka tertentu yang diketahui pengarangnya;
2) mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.
Disamping itu dalam tujuan katalog juga disebutkan bahwa selain melalui pengarang, pengguna harus dapat juga menemukan bahan pustaka dari judul dan subjek. Hal ini berarti bahwa katalog harus pula memberikan titik pendekatan judul dan subjek. Dalam melakukan kegiatan pengatalogan deskriptif, yang perlu diperhatikan adalah keseragaman dan ketaatazasan. Oleh karena itu diperlukan peraturan standar sebagai pedoman dalam pengatalogan tersebut. The Anglo American Cataloging Rules adalah pedoman pengatalogan yang standar, digunakan secara internasional untuk kegiatan pengatalogan deskriptif.
Pengindeksan Subjek
Setelah kegiatan pengatalogan deskriptif yaitu mengidentifikasi ciri-ciri fisik bahan pustaka, yang menghasilkan deskripsi bibliografi dan tajuk entri, langkah selanjutnya adalah melakukan pengindeksan subjek. Dalam pengertian umum banyak orang menyebut kegiatan pengindeksan subjek ini dengan istilah klasifikasi. Pengertian klasifikasi ialah suatu kegiatan yang mengelompokkan sesuatu benda yang memiliki beberapa ciri yang sama. Dengan adanya pengklasifikasian tersebut akan memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian kembali. Dalam proses pengindeksan subjek, pustakawan harus mengetahui dalam subjek apa atau mengenai apa bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu setiap bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan harus di analisis terlebih dahulu mengenai apa atau tentang apa bahan pustaka tersebut. Kegiatan ini disebut dengan istilah analisis subjek. Ada dua tahap kegiatan pengindeksan subjek yaitu :
(1) analisis subjek dan,
(2) deskripsi indeks yang merupakan sajian ringkas dari kandungan isi bahan pustaka dan berfungsi sebagai titik akses subjek.
Titik akses subjek dalam katalog dan susunan koleksi bertujuan untuk :
1) menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam koleksi perpustakaan.
2) menunjukkan kaitan antara subjek-subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.
Dalam kegiatan pengindeksan subjek yang meliputi klasifikasi dan tajuk subjek, memerlukan adanya pemahaman mengenai:
1) teori yang mendasari analisis subjek
2) skema klasifikasi
3) daftar tajuk subjek
Di samping itu, dalam pelaksanaan pengindeksan subjek harus disesuaikan dengan sarana temu kembali yang akan disusun dalam sistem informasi di perpustakaan.
Sumber:
Needham, C.D. Organizing knowledge in libraries. 2 nd. Rev. ed. London, 1971
Somadikarta, L.K. Titik akses dalam organisasi informasi di perpustakaan. Jakarta : FS-UI, 1998.
Wynar, Bohdan S. Introduction to cataloguing and classification. 6th. Ed. Littelton, Colorado Unlimited, 1980.
Yulia, Yuyu. Organisasi informasi dan dokumen. Jil. 1. Pengatalogan buku. Bogor : FMIPA-IPB, 2003.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar